Vacature: Officemanager / Administratief medewerker (32 uur)

De MeyerBergman Erfgoed Groep zoekt een Officemanager/Administratief medewerker (32 uur) voor Paleis Soestdijk I Made by Holland Exploitatie BV.

Over ons
MeyerBergman Erfgoed Groep geeft nieuw leven geven aan monumenten. Daarbij is een optimale samenhang tussen gebouwen, mensen en programmering leidend. Wij restaureren, herontwikkelen en voegen waar nodig nieuwe elementen toe.

Sinds december 2017 is Paleis Soestdijk in het bezit van MeyerBergman Erfgoed Groep. Het landgoed wordt ontwikkeld tot dé landingsplek voor de Nederlandse industrie en innovatie. Het doel van de transitie van Paleis Soestdijk: het gezamenlijk potentieel van Nederland optimaal benutten, innovatie en vooruitgang faciliteren, Nederlandse successen vieren en rolmodellen huldigen. Op dit moment is het Paleis gesloten ter voorbereiding op de renovatie en restauratie. In 2024 wordt het paleis weer opengesteld voor het grote publiek.

Wat wij zoeken
Als Officemanager/ Administratief medewerker bent je de spil binnen het team van Paleis Soestdijk | MadeByHolland. Je verricht zelfstandig alle voorkomende werkzaamheden op secretarieel en administratief gebied. De verdeling tussen die twee taken is ongeveer 50-50. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de buitenwacht, je regelt alle kantoorzaken, je beheert de agenda van de directie en de organisatie en je zorgt voor een gestroomlijnde administratie. Kortom: zonder jou zijn we nergens.
Je maakt deel uit van een team van drie Officemanagers/Administratief medewerkers die elk een eigen bedrijfsonderdeel van Meyer Bergman Erfgoed Groep ondersteunen. Je valt onder supervisie van het Hoofd Officemanagement en de Controller.

Wie ben jij?
Je ben gastvrij, initiatiefrijk en je hebt affiniteit met cijfers. Je houdt van een organisatie die volop in ontwikkeling is en past je daarbij moeiteloos aan. Sleutelwoorden in deze functie zijn: flexibiliteit, ontdekkingsruimte en goed prioriteiten kunnen stellen.

Opleidingsniveau
Je beschikt over een afgeronde opleiding tot Directiesecretaresse of Managementassistent op MBO-niveau en/of een administratieve opleiding op MBO-niveau. Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. Uitgebreide kennis van Outlook, Word, Powerpoint en Excel is een vereiste. Ook affiniteit met cijfers is belangrijk.

Taakomschrijving secretariële werkzaamheden
• Fungeren als het ‘visitekaartje’ voor het bedrijf voor klanten en leveranciers
• Het bewaken en afhandelen van telefoonverkeer
• Het maken van afspraken en beheren van de agenda’s van de directie van Paleis Soestdijk|Made By Holland
• Het organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen en besprekingen
• Het verzorgen van de gezamenlijke lunch
• Het beheren van relatiebestanden
• Eerste aanspreekpunt zijn voor schoonmaak-, ICT-, beveiliging-, printers e.d.
• Het bewaken van de Info-mailbox
• Het erop toezien dat de vergaderruimtes en keukens schoon en opgeruimd zijn
• Het coördineren en organiseren van alle kantoorzaken zoals: voorraad kantoorbenodigdheden, distributie van kantoorsleutels en alarmcodes e.d.

Taakomschrijving administratieve werkzaamheden
• Opstellen/versturen van facturen
• Inboeken van binnenkomende facturen (inboeken via Elvy)
• Klaarzetten betalingen
• Boeken bankafschriften en salarisjournaalposten

Competenties
• Nauwkeurig
• Zelfstandig
• Representatief
• Proactief
• Positieve instelling
• Initiatiefrijk
• Organisatorisch sterk
• Sociaal vaardig en een ‘teamspeler’
• Mondeling en schriftelijk vaardig
• Integer
• Goed prioriteiten kunnen stellen
• Affiniteit met cijfers

Standplaats
Baarn, Paleis Soestdijk c.a.
Salarisindicatie: Wij bieden een marktconform salaris.

Solliciteren?
Graag! Solliciteren kan tot 29 maart. Stuur je motivatie en CV t.a.v. Amal Ahmed, Hoofd Officemanagement, E: a.ahmed@mbegroep.nl