Vacature: Directiesecretaresse met HR skills

Diversiteit, uitdaging en dynamiek, dat is wat je van deze functie kan verwachten. Voor onze organisatie, gelegen in het hartje van Utrecht, zijn wij op zoek naar een echte duizendpoot. Je fungeert als Personal Assistant van de algemeen directeur, coördineert het secretariaat en daarnaast ben je verantwoordelijk voor een aantal HR gerelateerde taken.

Het gezellige doch professionele team van ongeveer 45 medewerkers is verdeeld over 4 vestigingen. Op de locatie in Utrecht, zijn ongeveer 20 medewerkers, iedere dag vol passie aan het werk.

De algemeen directeur is in juni dit jaar gestart bij deze organisatie, hiervoor is hij al eerder betrokken geweest bij diverse projecten. Het is aan hem om de juiste structuur aan te brengen in het team en om ervoor te zorgen dat de organisatie als een geoliede machine loopt. Jij bent de persoon die hem ondersteunt in zijn dagelijkse werkzaamheden. Je begint de dag met het voorbereiden van zijn afspraken en houdt overzicht op alle randzaken die jij uit handen neemt. Daarnaast fungeer je als sparringpartner, jouw mening telt! Affiniteit met het erfgoed en de culturele sector komt in deze functie goed van pas. Jouw ideeën en initiatieven worden gewaardeerdJij neemt bijvoorbeeld ook deel aan  de projectgroep ‘’goed werkgeverschap’’.

Een van de andere taken waar jij je veel mee bezig gaat houden is het coördineren van het secretariaat. Deze collega’s zijn verdeeld over de diverse vestigingen. Jij houdt overzicht op de werkzaamheden die gedaan moeten worden, bent aanspreekpunt en vraagbaak en communiceert nieuwe ideeën of afspraken. Jouw collega’s kunnen ook bij jou terecht voor opmerkingen of problemen. Signaleren en ad hoc taken oppakken is hierin belangrijk!

Maar ook jouw HR skills komen in deze functie van pas. Denk hierbij aan taken als: jaarlijkse beoordelingsronde coördineren, preventiemedewerker, beheren personeelsdossiers, ziek- en betermeldingen, signaleren activiteiten jubilea, ondersteuning bij vacatures/sollicitaties, coördineren in- en uitdiensttreding medewerkers, zorgen voor aanmelding bij pensioenfonds, salarisadministratiekantoor, verzekeringen, beheren personeelslijst.

BEDRIJF

Ons bedrijf heeft een aantal prachtige projecten in hun portfolio. De organisatie bestaat uit verschillende bedrijfsonderdelen die gericht zijn op één van de projecten of een specifieke expertise. Het bedrijf is in 2017 opgericht, de ongeveer 45 medewerkers zijn allen professionals en hebben veelal jarenlange ervaring in de erfgoedsector.

CULTUUR

Onze organisatie kent een open en platte cultuur. Iedereen is erg toegankelijk en de sfeer onderling is informeel. Naar buiten toe is deze organisatie vanzelfsprekend professioneel en zakelijk. De medewerkers hebben allen affiniteit met de kunst en cultuur sector. Ze werken met veel passie aan de projecten.

EISEN DIRECTIESECRETARESSE MET HR SKILLS

De ideale kandidaat voor deze functie heeft een afgeronde opleiding in de richting van directiesecretaresse/managementassistent/officemanagement op hbo niveau. Je hebt meerdere jaren ervaring in een soort gelijke functie, daarbij is werkervaring op gebied van HR is echt duidelijke pré. Affiniteit met de cultuursector is tevens een pré. Mocht je ervaring hebben met erfgoed dan ben je helemaal aan het juiste adres. De Nederlandse taal kent geen geheimen voor jou en daarnaast ben je thuis met de MS-Office programma’s.

Als persoon ben je een uitblinker in het organiseren en plannen, daarbij ben je tactvol, integer en neemt je vaak het initiatief. Je werkt nauwkeurig en bent klantgericht. Prioriteiten stellen is voor jou een eitje. Je maakt je collega’s blij met jouw positieve instelling en vrolijke aanwezigheid. Daarnaast ben jij iemand die altijd op zoek gaat naar vernieuwing en verbetering, je komt met een plan en overtuigd jouw collega’s!

ARBEIDSVOORWAARDEN DIRECTIESECRETARESSE MET HR SKILLS

De salarisindicatie ligt tussen € 3500,- en € 4.300,- bruto per maand bij een fulltime werkweek, afhankelijk van leeftijd, werkervaring en opleidingsniveau. De organisatie biedt mooie secundaire arbeidsvoorwaarden als 8,33 % vakantietoeslag, een gunstige pensioenregeling, laptop + telefoon en reiskostenvergoeding. Reizen met de auto is niet mogelijk.

INTERESSE DIRECTIESECRETARESSE MET HR SKILLS

Heb je interesse in deze functie stuur dan een korte motivatie en jouw cv naar info@zijmaakthetverschil.nl, o.v.v. “MBE Groep”. Voor vragen kun je contact opnemen met Jorien Beentjes van ZIJ op telefoonnummer 020 6888 499. Er wordt geen automatische ontvangstbevestiging gestuurd, maar elke sollicitatie wordt intensief behandeld. Binnen één week ontvang je een reactie met betrekking tot jouw sollicitatie. Dit kan zowel telefonisch als via mail gebeuren (houd hiervoor ook jouw spam in de gaten).